Saber como criar uma assinatura digital legalmente válida é hoje mais simples do que parece, mas exige requisitos técnicos específicos. É preciso, por exemplo, usar um certificado ICP-Brasil para que o documento assinado tenha o mesmo peso jurídico do papel. Essas etapas garantem a confiabilidade e a segurança da assinatura.

Neste artigo, você vai entender o que é uma assinatura digital e como criá-la. Também vamos apresentar o passo a passo para assinar e os benefícios que ela traz. Leia e saiba mais.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital usa um código criptográfico único para identificar quem assinou o documento e permite verificar se alguém alterou o conteúdo depois disso. Em vez de apenas reproduzir visualmente o traçado de uma pessoa, esse mecanismo usa um certificado digital e recursos de criptografia para comprovar a autoria e preservar a integridade das informações.

A tecnologia funciona por meio da criptografia assimétrica, que usa duas chaves relacionadas entre si: uma privada e outra pública. O titular do certificado mantém a chave privada sob seu controle e a usa para assinar documentos. Já a chave pública permite que terceiros verifiquem a autenticidade da assinatura. Assim, quem recebe o documento usa a chave pública correspondente para confirmar que o conteúdo continua íntegro.

Para entender esse conceito, é importante distinguir a assinatura digitalizada da assinatura digital. A primeira é apenas a reprodução eletrônica de uma assinatura feita à mão, sem mecanismos criptográficos de autenticação. A assinatura digital, por outro lado, usa certificado e criptografia para oferecer evidências de autoria e integridade. Com o conceito claro, veja agora como criar uma assinatura que tenha valor jurídico.

Como criar uma assinatura digital legalmente válida?

Para criar uma assinatura digital com validade jurídica no Brasil, é preciso usar um certificado que uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil emita, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Essa infraestrutura estabelece uma cadeia de confiança para a emissão e a validação dos certificados. Com isso, ela permite associar a assinatura à identidade do titular.

Vale lembrar que a própria MP admite outros meios de comprovar a autoria, desde que as partes os aceitem. Porém, o certificado ICP-Brasil é o que garante a presunção de veracidade mais forte.

O primeiro passo é escolher o certificado adequado. Para pessoas físicas, existe o e-CPF. Já o e-CNPJ serve às pessoas jurídicas em operações realizadas em nome da empresa. Também é preciso decidir como armazenar o certificado.

O Certificado A1 é um arquivo digital instalado no computador ou servidor. Tem validade de um ano e facilita rotinas que exigem integração e uso frequente por sistemas. Já o Certificado A3 fica em uma mídia física, como token USB ou cartão inteligente, ou em uma solução na nuvem. Sua validade varia conforme o modelo, e a Autoridade Certificadora informa o prazo exato.

Depois disso, é possível realizar a assinatura.

Como criar uma assinatura digital: passo a passo

Depois de obter o certificado, siga algumas etapas para finalizar a assinatura digital.

Certificado digital. Procure uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil e escolha entre e-CPF ou e-CNPJ, conforme a finalidade. Siga as orientações dela para disponibilizar o certificado no dispositivo ou no ambiente em que você vai usá-lo.

Plataforma compatível. Use uma ferramenta que permita assinar documentos com certificado digital, como o Adobe Reader, um portal integrado ou um sistema corporativo compatível.

Preparação do documento. Faça o upload do arquivo, geralmente em PDF, e confira nomes, datas, valores e demais informações antes de assinar.

Seleção e autenticação do certificado. Escolha a identidade digital correspondente à pessoa que está formalizando o documento. Em seguida, informe a senha ou o PIN que o sistema solicita para autorizar o uso do certificado.

Finalização e armazenamento do arquivo. Por fim, confirme a assinatura, baixe o documento assinado e guarde a versão final em local seguro. Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) ajuda a organizar e a recuperar esses arquivos.

Quais benefícios a assinatura digital oferece à sua empresa?

Quem aprende como criar uma assinatura digital colhe três ganhos importantes: mais segurança, redução de fraudes e agilidade nos processos administrativos e jurídicos. A seguir, entenda cada uma dessas vantagens.

Segurança. A assinatura digital usa certificados e criptografia para vincular o documento ao titular da identidade digital. Isso permite verificar a autoria da assinatura e identificar alterações no arquivo depois da formalização.

Redução de fraudes. Como a assinatura digital não depende apenas de uma imagem ou de um traçado reproduzido, ela oferece mecanismos de verificação mais robustos. Outro benefício é a possibilidade de conferir se alguém modificou o conteúdo depois da assinatura.

Agilidade nos processos. A assinatura digital elimina a necessidade de imprimir documentos, coletar assinaturas presenciais e se deslocar apenas para formalizar acordos. Como os arquivos permanecem em formato digital, fica mais fácil organizá-los, armazená-los, compartilhá-los e recuperá-los quando necessário. Para ir além, conheça também a automação de fluxos documentais.

Antes de decidir como criar uma assinatura para a sua empresa, entenda o valor jurídico dela. Leia nosso artigo sobre a validade jurídica da assinatura digital no Brasil. Nele, você entende como a legislação brasileira reconhece diferentes tipos de assinatura eletrônica, quais documentos aceitam cada tipo e quando o certificado ICP-Brasil é obrigatório.